Migrer outlook d’un PC à un autre
Un jour, il faut se résigner à changer d’ordinateur, de préférence avant que le précédent ne rende l’âme. Lorsque le jour fatidique est arrivé, il reste la corvée de configurer le nouveau, ré-installer les logiciels et… migrer les données. Mais quand les données (emails, contacts, rendez-vous, notes,…) sont elles-mêmes dans un logiciel comme Outlook, comment faire?
Avec beaucoup d’appréhension, j’ai consulté le site support de microsoft, en vain. Finalement, j’ai trouvé une méthode qui fonctionne relativement bien, sans bricoler (pour une fois) les fichiers…
Pour utiliser cette méthode de migration de Outlook depuis un PC vers un autre PC (et cela fonctionne peut-être même sous MAC), il faut disposer de l’ancien PC, avec Outlook encore fonctionnel. Dans le cas contraire, il ne reste plus qu’à essayer de récupérer les fichiers de configuration d’origine…
Avant toute chose, penser à « travailler en mode hors connexion » depuis menu fichier de Outlook des 2 ordinateurs, pour éviter que des messages soient perdus entre les 2 PC lors de la migration…
Exporter les données de Outlook
Pour cela, on utilise tout simplement la fonction « importer et exporter » du menu fichier de Outlook (cliquer sur les images pour mieux la visualiser).
Puis sélectionner l’option « exporter des données vers un fichier »:
Choisir l’option « Fichier de dossiers personnels (.pst) »:
Là, désigner le dossier à exporter, sans oublier de cocher la case « inclure les sous-dossiers »:
Il reste à donner un nom au fichier d’export (par exemple export-migration.pst) en laissant les autres options par défaut sur les écrans suivants:
Malheureusement, il n’est possible d’exporter qu’un seul dossier à la fois, il faut donc répéter ces étapes pour chaque élément de Outlook: Calendrier, Notes, Agenda… (EDIT: depuis la version 2007 de Outlook, il est possible d’exporter tous ses dossiers personnels d’une seule traite). De même si vous avez des comptes externes (dossiers) supplémentaires, il faut penser à les exporter si vous souhaitez conserver vos paramètres associés. Par contre, rien n’empêche de sauvegarder toutes informations dans le même fichier d’export… si ce n’est la taille finale. Dernière recommandation: sauver sur un support local (disque dur, clé USB,…) et pas sur un lecteur réseau, quitte à copier le fichier vers un lecteur réseau après coup.
Exporter les comptes de messagerie
L’odyssée n’est pas terminée, il reste à migrer les informations relatives au(x) compte(s) de messagerie, qui permettent d’envoyer et de recevoir les emails: les comptes de messagerie. Selon la version d’origine de Outlook, le mode opératoire diffère:
- Depuis Outlook Express, Menu Outils->Comptes, choisir l’onglet Email, puis cliquer le bouton « exporter »…
- Pour Outlook 2000, se rendre dans le « Panneau de Contrôle », et utiliser l’icône « Services Outlook » pour exporter vos comptes de messagerie,
- Pour outlook 2003, il faudra utiliser l’assistant Office d’Enregistrement des paramètres personnels, et suivre les indications. Cette nouvelle méthode présente 2 gros défauts: les mots de passe des comptes email ne sont pas sauvegardés et tous les paramètres office (incluant Word, excel…) sont exportés
- Addendum: Pour outlook 2007… débrouillez-vous. Non, plus sérieusement, l’assistant Office a été supprimé, remplacé par Windows Easy Transfer… qui transfert aussi les paramètres de vos autres applications.
Pour contourner les limitations de la migration Office, ce site en anglais explique comment utiliser Outlook Express comme intermédiaire de migration: importer sur le vieux PC la configuration Outlook dans Outlook Express, utiliser la fonctionalité d’export des comptes de Outlook Express pour chaque compte, pour ensuite les importer toujours avec Outlook Express cette fois sur le nouvel ordinateur, pour finalement importer ces paramètres depuis Outlook (choix: Importer depuis Outlook Express)… Merci Microsoft pour la simplicité!
Importer les données dans Outlook
Une fois installé devant votre nouveau PC, installer et lancer outlook, en remettant à plus tard la configuration d’un compte de messagerie si vous avez trouvé un moyen de migrer vos paramètres, sinon, profitez donc de l’assistant pour re-créer votre compte de messagerie.
On passage, on peut regretter que même Outlook 2007 ne propose pas d’importer une ancienne configuration … ce que savent faire les logiciels OpenSource comme Thunderbird.
Nous allons donc importer les éléments précédement sauvegardés. Tout commence par le menu fichier, « importer et exporter », si ce n’est que cette fois-çi, nous allons choisir « importer », bien sûr:
Puis suivre les consignes à l’écran, et recommencer pour les autres fichiers de migration, le cas échéant.
Exporter les règles
Si vous aviez des règles, n’oubliez pas de les exporter, depuis le menu de gestions des règles.
Importer les comptes de messagerie dans Outlook
Là, la méthode dépendra directement de celle retenue lors de la sauvegarde. Personnellement, je n’ai réussit à utiliser aucune de ses méthodes (OutlookExpress6 livré avec Internet Explorer 6 ne parvenait pas à lire ma configuration Outlook, et Internet Explorer 7 refuse de s’installer sous Windows2000…). J’ai tenté de transposer l’exercice à Eudora. Malheureusement, Outlook 2007 ne semble pas savoir importer la configuration Eudora (seulement les messages et adresses). Finalement, j’ai reconfiguré mes 10 comptes email à la main . Encore merci Microsoft…
Importer les règles
Si vous avez exporté des règles, c’est le moment de les importer, depuis le menu de gestions des règles.
A priori, vous êtes maintenant au bout… Pour vérifier que tout fonctionne correctement sur votre nouvel ordinateur, quittez donc Outlook, puis relancez-le. Dernière étape fatidique: rédiger un email et se l’envoyer… Vous pourrez ainsi vérifier que vous pouvez envoyer et recevoir des messages, et qu’au passage vous n’avez pas oublié de « travailler en ligne » .
Eviter les problèmes…
Ca, c’est pour la théorie. Et on sait tous que la réalité s’en moque, de la théorie. Donc, en pratique, voici quelques éléments à surveiller pour que cela se passe au mieux:
- N’exportez pas votre fichier archive sur un disque réseau. L’export peut durer de longues minutes (plus d’une heure pour moi), et toute erreur d’accès disque réseau fait perdre l’export, il n’y a plus qu’à tout recommencer. Mieux vaut exporter en local, sur son disque dur ou une clé USB (ou carte mémoire) branchée sur l’ordinateur.
- Pensez aux autres périphériques que vous aviez l’habitude de synchroniser avec Outlook: téléphone portable, palm, voir même compte de messagerie sur Internet. Il faudra bien sûr ré-installer le logiciel de synchronisation, et surtout décider des données à conserver: mes rendez-vous du PDA ou ceux de mon archive Outlook? Mon carnet d’adresses de mon téléphone mobile, ou celles d’Outlook? etc… Sans cette précaution, vous allez vous retrouver avec des doublons à ne plus savoir qu’en faire.
Si vous avez déjà eu à migrer Outlook d’un ordinateur à un autre, n’hésitez pas à m’apporter vos commentaires ici, cela pourra servir à d’autres!